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防范费用欺诈

美国金融业监管局执法部门在2020年10月的一份刑事控告书中称,美国银行(下称“美银”)一位前研究分析师在2019年5月——加入美银证券仅仅20天后,便使用公司信用卡支付个人娱乐消费,涉案金额近21,000美元。相关费用既未获得美银的预先授权,也违反了该行的费用政策,即便如此,美银还是为此买了单。涉嫌舞弊事件曝光后,美银解雇了这位员工。

美银这位前分析师就是违反职业道德的负面典型。但在AppZen公司(通过AI等技术帮助企业防范舞弊)CEO Anant Kale看来,该笔费用的批准人同样存在渎职行为,这可能表明美银道德文化缺失或者未能强调组织的行为准则。

“费用管理和企业文化息息相关。”Kale说道,“令人担心的是,如果企业文化允许甚至预期此类行为发生,那么费用管理必然难以‘独善其身’;反之亦然,如果费用管理批准此类行为,那么企业文化也会‘随波逐流’。”

CFO负责管理财务方方面面的工作。任何政策或措施得以有效执行的关键在于清晰、沟通和一致性,这里就包括组织的道德准则和应付账款程序。

新冠疫情凸显了向远程办公迁移的必要性,而不同组织在应对这一变化的方式上存在着显著差异。据Kale介绍,有些财务部门主动调整其政策,批准特定的居家办公费用,如购置新的电脑显示器、网络服务和办公用品等。这样一来,员工就知道哪些是可以报销的,并认为公司的应对公正及时。相反,未能及时调整政策的组织会让员工在这方面感到困扰。

同样的原则也适用于职业道德和舞弊防范,即制定全面完整的政策并清晰地传达给员工。

“财务团队需要坚守工作职责,识别并处理违背公司政策的报销申请。”Kale说道,“如果无法做到这一点,整个支出政策体系就会成为笑话,正如美银事件一样。”


违背职业道德

违背职业道德的行为往往不像美银分析师案例一那样容易察觉。有时,事情要复杂得多,甚至可能处于道德或法规的灰色地带。财务专业人士应参考所在组织的道德准则和IMA《职业道德守则公告》来行事。

“我们每个人都有道德义务,不去滥用所在组织的资源。”Kale指出,“作为CEO,你可能认为你可以购买任何自己喜欢的东西,让公司为此买单。但就我个人而言,无论是对自己还是对公司,我都有不这样做的道德义务。”

财务团队通常都会为自付费用制定政策和规则。美银案例中的费用显然不是正当合理的费用,但说到哪些是正当合理的费用,还存在很多值得探究的道德问题。

“总会有政策范围之外的例外情况,其中一部分是会得到批准的正当费用,另一部分则不然,但不论是提出费用申请的员工还是负责审批的财务团队成员,我们都需要运用道德准则来判断。”Kale说道,“在美银案例中,分析师和费用审批团队都未能将道德准则用到实处。”

政策清楚明确、定期更新并保持相关性,员工与雇主都遵循道德准则,传达与执行政策的严格流程──三者相结合,可解决组织在这方面遇到的很多问题。

“如果组织在制定和执行费用政策方面较为松懈,就等于告诉员工他们在费用报销方面几乎可以为所欲为。”Kale指出,“这当然会渗透到企业文化之中。我们作为专业人士,有义务营造职业道德有效发挥作用的环境,在这样的环境中,我们每个人都要遵守道德准则。”


技术性作用

通过现代化的仪表盘工具,CFO可按需获取财务相关信息;通过以软件为媒介的可视化,CFO可了解业务之所在,包括现金流、开票以及开支和收入情况。有了这些信息,CFO便可以对业务进行监督,并分享成功与失败的经验。

“没有这种程度的可按需获取的信息,CFO几乎不可能对组织在道德或其他方面的政策实施情况加以控制。”Kale说道,“有效运用技术是其中的关键。”

Kale倡导将日常工作自动化,并尽可能建立无接触财务流程。以费用处理为例:财务团队可运用人工智能(AI)工具来查验每份费用报销申请的每一个项目。这样,财务团队就能侧重于确保政策清晰、定期更新、良好传达且尽可能有效执行。

“如果80%的费用报销申请都是低风险的并且能够被自动处理,那么人为降低流程处理速度就毫无价值。”Kale说道,“自动化处理可以让技能娴熟的员工关注例外情况,也就是需要投入更多精力的报销申请上。”

“对团队来说,与逐行检查报销申请项目相比,这种工作方式更高效,工作内容也更有意义。”Kale指出,如果组织不允许差旅使用某个拼车公司的服务,或者只允许搭乘低碳航空,那么这些额外信息可以内置到软件中。

“随着越来越多的组织明确表明其道德伦理立场,将核心价值观融入业务各方面的能力将变得至关重要。”Kale强调道。


Daniel Butcher,IMA财经编辑。联系方式:daniel.butcher@imanet.org。